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FORMES ET SUPPORTS DE LA COMMUNICATION INTERNE

La communication passe par le circuit d’information de l’organisation et par les réseaux internes de communication de l’entreprise.
Afin de mieux comprendre tous les éléments qui peuvent influencer la qualité et la nature de la communication, un schéma a été créé.

A.Les supports traditionnels de circulation de l’information:
  • les courriers d’entreprises : notes d’information ou de services (lettres internes descendantes qui servent à fixer les règles du fonctionnement interne, à informer sur les directives, sur les orientations et les modifications juridiques, techniques ou commerciales, à informer sur des orientations), mémos (documents très courts qui transmettent une information précise), comptes-rendus, rapport d’études ou notes de synthèse (documents transversaux ou ascendants qui transmettent des informations récoltées dans le cadre d’une étude), lettres ouvertes du manager (courrier interne dont l’objectif est de fédérer les collaborateurs autour d’une idée commune) ;
  • les parutions d’entreprise : journal d’entreprise (vecteur d’information et d’image vers les salariés), revue de presse (diffusion organisée en interne des articles parus dans la presse sur une période donnée dont l’objectif est de fédérer les collaborateurs), livret d’accueil (brochure qui sert à présenter l’entreprise aux nouveaux arrivants) ;
  • les affichages : tracts ou affiches sur lesquels sont transmis des informations diverses concernant l’entreprise ou ses partenaires (lancement d’un nouveau produit, menus du restaurant d’entreprise, informations concernant le comité d’entreprise, informations syndicales, etc.)
Cependant, une entreprise peut favoriser l’utilisation de l’oral dans sa communication. La circulation de l’information se fait alors à l’aide :
  • de réunions, conférences : rencontres planifiées dont l’objectif est d’établir un cadre de travail ou d’informer sur le suivi d’un projet ;
  • d’entretiens individuels : face à face entre un supérieur hiérarchique et son subordonné dont l’objectif est de donner des consignes de travail ou d’évaluer un travail fini ;
  • de séminaires (d’intégration, de création) : réunion d’une ou plusieurs journées organisées dont le but est de permettre aux collaborateurs de mieux se connaître, de travailler ensemble, d’affronter leurs idées ;
  • de visites de bureau ou d’usine : moyens permettant à la hiérarchie de répondre directement aux questions des salariés en allant à leur rencontre
B. Les nouveaux supports de circulation de l’information et leur impact sur l’organisation.
Les TIC remplissent des fonctions diverses au sein de l’entreprise : collecte, traitement, stockage et circulation de l’information. Elles permettent :
  • un accès plus souple aux informations (l’Intranet permet de récupérer les informations de tous les postes de travail, quelle que soit l’heure),
  • de faciliter le partage de l’information (Internet, Intranet),
  • de favoriser le travail en groupe (groupware , workflow , les plateformes collaboratives),
  • de simplifier les échanges de données entre entreprises ou entre sites (EDI),
  • de faciliter la communication et la coopération entre les membres d’une équipe (liste de diffusion, blog, wiki),
  • de mettre en place une mémoire collective.

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